Nu we weer een druk vakantieseizoen ingaan en 2022 afsluiten, houden veel musea en non-profitorganisaties zich bezig met speciale fondsenwervingsprojecten om meer donaties aan het einde van het jaar te doen. Een van deze ontwikkelingsstrategieën is er een die veel museumprofessionals hebben leren kennen en zelfs vrezen: het jaarlijkse gala.
Fondsenwervingsgala’s, het populairst tussen Memorial Day en Labor Day, zijn een van de meest populaire en meest gebruikte ontwikkelingsprojecten met een hoog rendement. Een goed uitgevoerd gala levert niet alleen aanzienlijke inkomsten op, het trekt ook de media aan en stimuleert de publieke belangstelling voor het museum of de liefdadigheidsinstelling die het evenement organiseert. Veel van deze evenementen, zoals het beruchte Met Gala, staan synoniem voor rijkdom en populariteit, maar zijn ze effectief in het creëren van economische stabiliteit voor de gastinstelling? Het is een ingewikkelde kwestie waarover ontwikkelings- en museumprofessionals verdeeld zijn.
Je zou ze op dezelfde manier kunnen beschrijven als Winston Churchill de democratie beschreef: de slechtste optie, behalve alle andere opties die al eerder zijn geprobeerd.
Taylor Dafoe, KunstNIEUwS
Gala’s creëren duidelijk economische kansen voor de deelnemers. Tijdens het galaseizoen ervaren bureaus voor evenementenplanning, meubelverhuur, evenementenlocaties, cateraars en entertainers een aanzienlijke toename van het aantal zaken. Veel musea en non-profitorganisaties hebben niet de operationele capaciteit om een evenement van een dergelijke omvang te organiseren met hun eigen middelen, dus zoeken ze gemeenschapspartners om deze fondsenwervers binnen te halen. Dat schept fantastische mogelijkheden voor samenwerking, maar verlegt vaak de financiële grenzen van de fondsenwervende instelling.
De beste fondsenwervingstactieken bepalen dat de kosten voor het uitvoeren van een gala niet hoger mogen zijn dan 30% van de inkomsten die door het evenement worden gegenereerd; dit is echter een budgetteringsdoel dat vaak onrealistisch is, vooral voor opkomende en kleine organisaties. Gala’s brengen duizelingwekkende kosten met zich mee om te plannen –een studie voor ArtNet onthult dat de galabudgetten van sommige musea overtreffen de totale inkomsten van hun jaarlijkse toegangsverkopen. Dit verhoogt de druk op het museumpersoneel om een evenement te plannen en uit te voeren dat de hoge investering zal overtreffen.
Niet alleen is de stress van het plannen van een succesvol evenement een aanzienlijke last voor het museumpersoneel, het verhindert hen ook vaak om hun typische professionele taken uit te voeren. Dit geldt met name voor kleinere organisaties, omdat ontwikkelingsafdelingen in de maanden voorafgaand aan het gala vaak andere projecten stopzetten om het rigoureuze planningsproces te voltooien. Zoals doorgewinterde fondsenwervende professionals opmerkenkan dit een aanzienlijke negatieve invloed hebben op het algehele succes van de fondsenwerving van een museum door andere belangrijke inkomstengenererende projecten te laten ontsporen.
Naast zorgen over de doeltreffendheid van gala’s om geld in te zamelen, wijzen sommige professionals op de ethische dilemma’s van dergelijke projecten. Academici Philip Hackney en Brian Middendorf onthullen dat gala’s mogelijk in tegenspraak kunnen zijn met de intenties en missies van de non-profitinstelling. Omdat deze vieringen vaak gericht zijn op grootse gebaren van decadentie, vertegenwoordigen ze mogelijk niet de filantropische waarden van de non-profitorganisatie. Dit kan met name relevant zijn voor non-profitorganisaties die zich inzetten voor een economisch achtergestelde bevolking.
In het licht van deze argumenten tegen het traditionele gala-fondsenwervingsmodel, kunnen sommige alternatieven wijzen op een duurzamere toekomst. Door de COVID-19-pandemie moesten veel musea afzien van hun jaarlijkse persoonlijke gala’s. Sommige instellingen kozen ervoor om virtuele evenementen te organiseren. Hoewel deze evenementen doorgaans werkten om een lager doel voor fondsenwerving te bereiken, verlaagde het virtuele karakter ook de overheadkosten. Sommige non-profitorganisaties zoals St. Jude Children’s Research Hospital organiseren ook ‘no-go’-gala’s, gesponsorde evenementen zonder persoonlijk feest. Zoals fondsenwervende professionals erkennen, zijn jaarlijkse gala’s aantrekkelijk vanwege hun vermogen om grote donaties te genereren; musea kunnen echter aan dit doel werken met andere grote cadeaucampagnes die mogelijk minder investeringen van beperkte middelen vergen.
Over het algemeen zijn gala’s een herkenbare vorm van fondsenwerving die de zichtbaarheid bij het publiek vergroot en musea introduceert bij potentiële terugkerende donateurs. Musea dienen echter voorzichtig te zijn alvorens een dergelijk evenement na te streven. Fondsenwervende professionals raden musea aan om hun besturen en operationele medewerkers te raadplegen om de haalbaarheid en doelen van een dergelijk betrokken project te bepalen.
BRONNEN:
Artikel door Danielle Maurer
MA-kandidaat: geschiedenis en museumstudies
Tufts-universiteit
